Salesforce Administration

Mit der Salesforce Administration Prozesse automatisieren

Salesforce Administration und Salesforce

Men­schen auf der ganzen Welt ver­lassen sich auf die Sales­force-Plat­tform. Beson­ders die Rolle des Sales­force-Admin­is­tra­tors ist entschei­dend für den Erfolg eines Unternehmens. Diese Posi­tion wird meist mit hoher Ver­ant­wor­tung ange­se­hen, da diese Ein­fluss darauf hat, wie Geschäftsin­no­va­tio­nen und Prozesse inner­halb eines Unternehmens umge­set­zt werden.

Was ist Sales­force Admin­is­tra­tion und welche Auf­gaben hat ein Sales­force Admin­is­tra­tor? Dieser Artikel liefert eine ganzheitliche Ein­führung in dieses Thema.

Was  ist Salesforce Administration?

Die Haup­tauf­gabe inner­halb der Sales­force Admin­is­tra­tion ist die Kon­fig­u­ra­tion und die Gewährleis­tung der Funk­tions­fähigkeit der Sales­force Plat­tform. Zudem wer­den inner­halb der Admin­is­tra­tion indi­vidu­elle Anpas­sun­gen durch Cus­tomiz­ing vorgenommen.

Hier­bei brin­gen Sales­force Admin­is­tra­toren neben tech­nis­chen Skills ein umfan­gre­ich­es Wis­sen über die Geschäft­sprozesse inner­halb eines Unternehmens mit und kön­nen dadurch Prozesse in allen Bere­ichen eines Unternehmens automa­tisieren und erfol­gre­ich durchführen.

Welche Salesforce Administration Zertifizierungen gibt es?

Um den Umfang mit den diversen Sales­force Plat­tfor­men zu erler­nen und demon­stri­eren zu kön­nen, bietet Sales­force sechs ver­schiedene Zer­ti­fizierun­gen an:

  • Sales­force Administrator/Salesforce Admin
  • App Builder
  • Archi­tect
  • Con­sul­tant
  • Devel­op­er
  • Spe­cial­ist

Dabei gibt es für den Sales­force Admin­is­tra­tor fünf weit­ere Spezialisierungen:

  • Admin­is­tra­tor
  • Advanced Admin­is­tra­tor
  • CPQ Spe­cial­ist
  • Mar­ket­ing Cloud Administrator
  • Plat­form App Builder

Welche Aufgaben hat ein Salesforce Administrator?

Sales­force-Admin­is­tra­toren arbeit­en eng mit Stake­hold­ern zusam­men, um deren Anforderun­gen zu definieren und die Plat­tform anzu­passen. Der Sales­force Admin­is­tra­tor weiß am besten, wie die Plat­tform für spezielle Anforderun­gen eines Unternehmens einge­set­zt wer­den kann und kann dadurch das Beste aus Sales­force herausholen.

Sales­force-Admin­is­tra­toren sind für Auf­gaben ver­ant­wortlich, die von der Unter­stützung der Benutzer bei der Entwick­lung von Bericht­en und dem Zurück­set­zen von Pass­wörtern bis hin zur Aufrechter­hal­tung der Daten­qual­ität, dem Hinzufü­gen von Feldern und dem Aus­führen von Back­ups reichen. Admin­is­tra­toren müssen auch gele­gentlich Benutzer­prob­leme in Echtzeit beheben.

Admin­is­tra­tionsauf­gaben in Echtzeit im Überblick:

  • Entsper­ren von Benutzerkon­ten oder Zurück­set­zen von Passwörtern
  • Umgang mit SSO, zwei-Fak­tor-Authen­tifizierung und Zertifikatsproblemen
  • Hinzufü­gen neuer IP-Adressen
  • Unter­stützung bei der Entwick­lung oder Fein­ab­stim­mung von Berichten
  • Fehler­be­he­bung bei E‑Mail-Kam­pag­nen, Work­flows, Genehmi­gungszyklen oder Auto-Respondern
  • Erweit­ern oder Ver­fein­ern von Freiga­beregeln und Zugriffsrechten
  • Repari­eren von Datensätzen
 

Viele Auf­gaben fol­gen einem wöchentlichen Zyk­lus, sodass einige Auf­gaben ein­mal pro Woche erledigt wer­den müssen.

Wöchentliche Admin­is­tra­tionsauf­gaben im Überblick:

  • Wöchentlich­er Snap­shot der Sys­tem­dat­en und Anhänge
  • Durch­führung von Deduplizierungen
  • Unter­suchung von zeit­basierten Work­flows und geplanter APEX-Warteschlangen
  • Iden­ti­fizierung von BDE-Fehlern
  • Debug-Pro­tokol­lierung
  • Änderung von Rollen und Regeln, unter Berück­sich­ti­gung von organ­isatorischen Änderun­gen oder inter­nen Geschäftsregeln
  • Importierung von Leads und Kontakten
  • Aktu­al­isierung der Preislisten
  • Durch­führung von APEX-Tests
 

Einige Tätigkeit­en kön­nen nur ein­mal im Monat erledigt wer­den, müssen aber trotz­dem öfter als ein­mal im Quar­tal erledigt werden.

Monatliche Admin­is­tra­tionsauf­gaben im Überblick:

  • Ergänzun­gen und Änderun­gen der Auswahllis­ten­werten und anderen Feldern
  • Aus­führung von Feldauslastungsberichten
  • Aktu­al­isierung der Sandbox
  • Instal­lierung von Updates
  • Durch­führung ein­er voll­ständi­gen Systemsicherung
 

Jährliche Admin­is­tra­tionsauf­gaben im Überblick:

  • Erstel­lung eines Archivs aller Feldverlaufstabellen
  • Archivierung und Löschung von Dokumenten
  • Archivierung der Chatter-Historien
  • Aktu­al­isierung der System-Roadmap

Warum benötigen Unternehmen Salesforce Administratoren?

Viele Unternehmen ver­fü­gen nicht über Mitar­beit­er, die sich auss­chließlich um die Sales­force Admin­is­tra­tion küm­mern. Dabei gilt die Admin­is­tra­tion von Sales­force nicht als option­al, son­dern ist abso­lut notwendig, um das Sys­tem opti­mal nutzen zu können.

Ein Admin hat den Überblick über die Gesamt­prozesse der Sales­force Plat­tform und kann so bei der Automa­tisierung rel­e­van­ter Prozesse in allen Unternehmens­bere­ichen unter­stützen. Dabei kön­nen Unternehmen von der gebün­del­ten Exper­tise des Admin­is­tra­tors profitieren.

Unternehmen, die keine interne Admin­is­tra­tion haben, soll­ten auf die Exper­tise eines exter­nen Sales­force Admin­is­tra­tor set­zten und diesen dauer­haft oder On Demand beschäftigen.

Schritt für Schritt zum Salesforce Administrator

  1. Auswahl eines Schulungssystems

Es gibt diverse Schu­lungsser­vices, die dabei unter­stützen ein zer­ti­fiziert­er Sales­force-Admin­is­tra­tor zu wer­den. Trail­head Sales­force bietet hier­bei eine kosten­lose Ressource für Schu­lun­gen und Tuto­ri­als an. Dieses Tool ermöglicht den Teil­nehmern, indi­vidu­ell angepasst auf die eige­nen Bedürfnisse und von über­all aus zu ler­nen, und bietet darüber hin­aus die zusät­zliche Her­aus­forderung, sich zum kon­tinuier­lichen Ler­nen zu motivieren. Trail­head ver­fügt auch über eine Com­mu­ni­ty, die als Trail­blaz­ers bekan­nt sind. Inner­halb der Trail­blaz­er-Com­mu­ni­ty kön­nen Mit­glieder gemein­sam ler­nen und zusammenzuarbeiten.

Admin­is­tra­toren kön­nen auch über den Sales­force Admin YouTube-Kanal ler­nen. Der Kanal bietet Videos, Webina­re und Schu­lungsvideos. Außer­dem gibt es viele weit­ere Online- und Offline-Ressourcen, darunter Blog­beiträge, Pod­cast-Episo­den, Ver­anstal­tun­gen und Webinare.

  1. Ver­füg­bare Ressourcen nutzen

Online-Blogs und zer­ti­fizierte Admin­is­tra­toren, die per­sön­liche Anleitun­gen bieten, bis hin zu Büch­ern, geben tief­ere Ein­blicke in Sales­force und soll­ten für die Vor­bere­itung der Prü­fung genutzt werden.

  1. Prü­fung ablegen 

In der Regel trainieren die Teil­nehmer 6–12 Monate lang, bevor die Prü­fung zum Cer­ti­fied Sales­force Admin­is­tra­tor ablegt, wird. Dies kann von Per­son zu Per­son unter­schiedlich sein, je nach aktueller beru­flich­er Tätigkeit und Freizeit­gestal­tung. Sobald die Teil­nehmer ein fundiertes Wis­sen inner­halb von Sales­force aufweisen, kann ein Prü­fung­ster­min online vere­in­bart werden.

Die Prü­fung beste­ht aus 60 Mul­ti­ple-Choice- oder Mul­ti­ple-Select-Fra­gen und fünf nicht bew­erteten Fra­gen. Die Prü­fungs­dauer liegt bei 105 Minuten. 65 % der Punk­te müssen erre­icht wer­den, um die Prü­fung zu beste­hen. Mit dem Beste­hen ist die Zer­ti­fizierung zum Sales­force-Admin­is­tra­tor abgeschlossen. Diese muss nach einem bes­timmten Zeit­punkt aufge­frischt wer­den. Daher leis­ten Sales­force-Admin­is­tra­toren eine Menge Arbeit, um ihr Wis­sen, ihre Fer­tigkeit­en und ihre Fähigkeit­en im Umgang mit diversen Tools auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Fazit

Ein Sales­force-Admin­is­tra­tor ist eine Führungsper­sön­lichkeit, die genau weiß, wie ein Unternehmen funk­tion­iert. Dieser kann durch Prozes­sautoma­tisierun­gen dazu beitra­gen, dass ein Unternehmen langfristig erfol­gre­ich ist und gilt daher als ein wesentlich­er Bestandteil eines Unternehmens.

Sales­force-Admins fördern die Pro­duk­tiv­ität und erstellen ein­fach zu bedi­enende Dash­boards, intel­li­gente Work­flows und Apps für jedes Pro­jekt. Darüber hin­aus wer­den bei der Sales­force Admin­is­tra­tion kreative Lösun­gen geliefert, die vor allem Zufrieden­heit bei den Sales­force Benutzern erzeu­gen. Auf diese Weise wer­den nicht nur Benutzer zufrieden­er, son­dern auch Unternehmen intelligenter.

Fazit

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