Salesforce for Outlook

Für mehr Effizienz im Unternehmensalltag

Salesforce for Outlook

Die naht­lose Inte­gra­tion von wichti­gen Schnittstellen im Unternehmen, beson­ders in der Kom­mu­nika­tion, ist für jeden Betrieb im Zeital­ter der Dig­i­tal­isierung uner­lässlich gewor­den. Hierzu zählt beispiel­sweise die Syn­chro­nisierung von E‑Mails und Kalen­dern und jeglich­er Tasks und Aktiv­itäten aus dem CRM-Bere­ich. Sales­force for Out­look bietet genau das – und mehr.

Was Sales­force for Out­look genau ist und welche Vorteile Sie davon erwarten kön­nen, erläutern wir in diesem Wissensartikel:

Was ist Salesforce for Outlook?

Sales­force for Out­look ist eine Inte­gra­tion zwis­chen Microsoft Out­look und Sales­force, die es Sales­force-Nutzern ermöglicht, ihre E‑Mails, Kalen­der und Auf­gaben direkt in Sales­force zu ver­fol­gen und zu synchronisieren.

Mit Sales­force for Out­look kön­nen Benutzer beispiel­sweise E‑Mails von Out­look aus direkt in Sales­force aufnehmen, Kalen­dere­in­träge in bei­den Sys­te­men syn­chro­nisieren und Sales­force-Auf­gaben und ‑Aktiv­itäten von Out­look aus verfolgen.

Darüber hin­aus bietet Sales­force for Out­look eine Offline-Syn­chro­nisierungs­funk­tion, mit der Benutzer auf Sales­force-Dat­en zugreifen und diese bear­beit­en kön­nen, auch wenn sie keine Inter­netverbindung haben.

Was sind die Funktionen von Salesforce for Outlook?

Sales­force for Out­look bietet eine Vielzahl von Funk­tio­nen, die es Benutzern ermöglichen, ihre Arbeit effizien­ter zu erledi­gen und pro­duk­tiv­er zu sein. Hier sind einige der wichtig­sten Funk­tio­nen von Sales­force for Outlook:

  1. E‑Mail-Inte­gra­tion: Sales­force for Out­look ermöglicht es Benutzern, E‑Mails von Out­look aus direkt in Sales­force aufzunehmen. Die Inte­gra­tion ist naht­los, was bedeutet, dass Benutzer ihre E‑Mails nicht manuell in Sales­force kopieren oder weit­er­leit­en müssen. Sales­force for Out­look erken­nt automa­tisch, welche E‑Mails rel­e­vant sind, und fügt sie dem entsprechen­den Sales­force-Daten­satz hinzu.
  2. Kalen­der-Syn­chro­nisierung: Sales­force for Out­look syn­chro­nisiert automa­tisch Kalen­dere­in­träge zwis­chen Out­look und Sales­force. Dies bedeutet, dass Benutzer ihre Ter­mine und Besprechun­gen in bei­den Sys­te­men ver­wal­ten kön­nen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass sie Infor­ma­tio­nen ver­lieren oder dop­pelt eingeben.
  3. Auf­gaben- und Aktiv­itäten-Ver­fol­gung: Mit Sales­force for Out­look kön­nen Benutzer Sales­force-Auf­gaben und ‑Aktiv­itäten von Out­look aus ver­fol­gen. Dies bedeutet, dass Benutzer ihre Sales­force-Auf­gaben und ‑Aktiv­itäten in Out­look sehen und bear­beit­en kön­nen, ohne zwis­chen den Sys­te­men wech­seln zu müssen.
  4. Offline-Syn­chro­nisierung: Sales­force for Out­look bietet eine Offline-Syn­chro­nisierungs­funk­tion, mit der Benutzer auf Sales­force-Dat­en zugreifen und diese bear­beit­en kön­nen, auch wenn sie keine Inter­netverbindung haben. Dies ist beson­ders nüt­zlich für Benutzer, die viel reisen oder in Gebi­eten mit schlechter Inter­netverbindung arbeiten.
  5. Automa­tis­che Daten­erken­nung: Sales­force for Out­look erken­nt automa­tisch, welche E‑Mails, Kon­tak­te, Auf­gaben und Aktiv­itäten in Sales­force aufgenom­men wer­den sollen. Dies bedeutet, dass Benutzer keine Zeit damit ver­brin­gen müssen, manuell zu entschei­den, welche Infor­ma­tio­nen in Sales­force aufgenom­men wer­den sollen.

Anpass­bare Ein­stel­lun­gen: Sales­force for Out­look bietet anpass­bare Ein­stel­lun­gen, mit denen Benutzer entschei­den kön­nen, welche Dat­en zwis­chen Out­look und Sales­force syn­chro­nisiert wer­den sollen. Dies bedeutet, dass Benutzer die Inte­gra­tion an ihre indi­vidu­ellen Arbeitsabläufe anpassen können.

Was sind die Vorteile von Salesforce for Outlook?

Sales­force for Out­look bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Benutzer, die Sales­force und Out­look ver­wen­den. Hier sind einige der wichtig­sten Vorteile von Sales­force for Outlook:

  • Verbesserte Effizienz: Durch die Inte­gra­tion von Out­look und Sales­force kön­nen Benutzer ihre Arbeit effizien­ter erledi­gen. Sie müssen keine Zeit damit ver­schwen­den, zwis­chen den Sys­te­men zu wech­seln oder Infor­ma­tio­nen manuell zu kopieren. Stattdessen kön­nen sie ihre Arbeit in einem Sys­tem erledi­gen und Sales­force for Out­look erledigt den Rest.
  • Bessere Daten­qual­ität: Sales­force for Out­look verbessert die Daten­qual­ität, indem es sich­er­stellt, dass alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen in Sales­force aufgenom­men wer­den. Benutzer müssen keine Infor­ma­tio­nen manuell in Sales­force kopieren oder weit­er­leit­en, was das Risiko von Daten­ver­lust oder Fehlern reduziert.
  • Verbesserte Zusam­me­nar­beit: Sales­force for Out­look verbessert die Zusam­me­nar­beit, indem es sich­er­stellt, dass alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen allen Benutzern zur Ver­fü­gung ste­hen. Wenn ein Benutzer beispiel­sweise eine wichtige E‑Mail in Sales­force aufn­immt, kann jed­er, der Zugriff auf den entsprechen­den Daten­satz hat, die Infor­ma­tio­nen sehen.
  • Zeit­erspar­nis: Sales­force for Out­look spart Zeit, indem es die manuelle Dateneingabe reduziert. Benutzer müssen nicht länger Infor­ma­tio­nen zwis­chen Out­look und Sales­force kopieren oder weit­er­leit­en. Stattdessen wird alles automa­tisch synchronisiert.
  • Bessere Kun­den­beziehun­gen: Sales­force for Out­look verbessert die Kun­den­beziehun­gen, indem es sich­er­stellt, dass alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen zu einem Kun­den in Sales­force aufgenom­men wer­den. Dies ermöglicht es den Benutzern, die Inter­ak­tio­nen mit dem Kun­den bess­er zu ver­fol­gen und eine per­son­al­isierte Erfahrung zu bieten.

Implementierung von Salesforce for Outlook

Die Imple­men­tierung von Sales­force for Out­look ist ein­fach und unkom­pliziert. Hier sind die Schritte, die erforder­lich sind, um Sales­force for Out­look zu implementieren:

  1. Über­prüfen Sie die Sys­te­man­forderun­gen: Stellen Sie sich­er, dass die Sys­te­man­forderun­gen für Sales­force for Out­look erfüllt sind. Dies umfasst die Kom­pat­i­bil­ität von Out­look und Sales­force, die richtige Ver­sion von Out­look und das Betriebssystem.
  2. Instal­lieren Sie Sales­force for Out­look: Laden Sie Sales­force for Out­look von der Sales­force-Web­site herunter und instal­lieren Sie es auf Ihrem Computer.
  3. Kon­fig­uri­eren Sie Sales­force for Out­look: Kon­fig­uri­eren Sie Sales­force for Out­look, um sicherzustellen, dass es an Ihre indi­vidu­ellen Arbeitsabläufe angepasst ist. Dies umfasst die Auswahl der Dat­en, die zwis­chen Out­look und Sales­force syn­chro­nisiert wer­den sollen, sowie die Kon­fig­u­ra­tion von Offline-Einstellungen.
  4. Schulen Sie Ihre Benutzer: Schulen Sie Ihre Benutzer in der Ver­wen­dung von Sales­force for Out­look. Stellen Sie sich­er, dass sie wis­sen, wie sie E‑Mails in Sales­force aufnehmen, Kalen­dere­in­träge syn­chro­nisieren und Sales­force-Auf­gaben und ‑Aktiv­itäten von Out­look aus ver­fol­gen können.
  5. Überwachen Sie die Nutzung: Überwachen Sie die Nutzung von Sales­force for Out­look, um sicherzustellen, dass es ord­nungs­gemäß ver­wen­det wird. Stellen Sie sich­er, dass Benutzer die Inte­gra­tion aktiv nutzen und dass keine Prob­leme auftreten.

Wie installiere ich Salesforce for Outlook?

  1. Öff­nen Sie die herun­terge­ladene und gespe­icherte Instal­la­tions­datei und führen Sie den Instal­la­tion­sas­sis­ten­ten voll­ständig aus.
  2. Öff­nen Sie Microsoft Out­look. Der Set­up-Assis­tent wird geöffnet und das Sym­bol von Sales­force for Out­look (Sales­force CRM for Out­look-Taskleis­ten­sym­bol) wird in der Taskleiste angezeigt. Wenn der Assis­tent nicht geöffnet wird, kön­nen Sie ihn manuell starten. Klick­en Sie mit der recht­en Maus­taste auf Sales­force CRM for Out­look-Taskleis­ten­sym­bol und dann auf Einstellungen.
  3. Wenn Sie sich bei ein­er anderen als der stan­dard­mäßi­gen Web­site anmelden möcht­en, klick­en Sie auf URL ändern und wählen Sie den Serv­er aus, zu dem eine Verbindung hergestellt wer­den soll. Wenn der gewün­schte Serv­er nicht aufge­führt ist, wählen Sie Andere aus und geben den URL ein, beispiel­sweise eine benutzerdefinierte Domäne, die von Ihrer Organ­i­sa­tion ver­wen­det wird.
  4. Geben Sie Ihren Benutzer­na­men und Ihr Ken­nwort ein.
  5. Klick­en Sie auf Genehmi­gen. Dadurch wird eine sichere Verbindung zwis­chen Out­look und Sales­force erstellt. Sofern kein Fehler auftritt, müssen Sie sich nicht erneut anmelden.
  6. Klick­en Sie auf Weit­er und prüfen Sie die durch Ihren Admin­is­tra­tor fest­gelegten Syn­chro­nisierungsrich­tun­gen. Wenn Sie Ihre Out­look-Ele­mente mit anderen Ord­nern syn­chro­nisieren möcht­en, klick­en Sie auf Ord­ner ändern und wählen Sie Ord­ner aus, die sich in Ihrem Stan­dar­d­ord­ner oder dem Haup­tord­ner des Post­fachs befinden.
  7. Klick­en Sie auf Weit­er und wählen Sie dann Ihre Syn­chro­nisierungsmeth­ode aus.
    1. Wählen Sie aus, ob nur einige oder alle Kon­tak­te, Ver­anstal­tun­gen und Auf­gaben syn­chro­nisiert wer­den sollen. Wählen Sie für nicht zu syn­chro­nisierende Ele­mente die Kat­e­gorie “Nicht mit Sales­force syn­chro­nisieren” in Out­look aus.
    2. Wählen Sie aus, einzelne Kon­tak­te, Ver­anstal­tun­gen und Auf­gaben zu syn­chro­nisieren. Wählen Sie für zu syn­chro­nisierende Ele­mente die Kat­e­gorie “Mit Sales­force syn­chro­nisieren” in Out­look aus.
  8. Klick­en Sie auf Weit­er und wählen Sie die Arten von pri­vat­en Ele­menten aus, die syn­chro­nisiert wer­den sollen.
  9. Klick­en Sie auf Spe­ich­ern. Beim Taskleis­ten­sym­bol, das nun aktiv ist, wird eine Begrüßungsmeldung (Sales­force CRM for Out­look-Taskleis­ten­sym­bol) angezeigt. Wenn Sie die Syn­chro­nisierung von Out­look-Ele­menten kon­fig­uri­ert haben und Nur die von mir aus­gewählten Out­look-Ele­mente syn­chro­nisieren als Ihre Syn­chro­nisierungsmeth­ode auswählen, begin­nt die Syn­chro­nisierung für alle Ele­mente in den von Ihnen aus­gewählten Ord­nern automa­tisch. Das Sym­bol dreht sich während jedes Synchronisierungszyklus.

Wie sicher ist Salesforce for Outlook?

Sales­force for Out­look bietet seinen Nutzern einen sehr hohen Grad an Sicher­heit, da die Inte­gra­tion mehrere ergänzende Sicher­heits­funk­tio­nen bietet, um die höch­st­mögliche Daten­sicher­heit zu gewährleis­ten. Hierzu ein kom­pak­ter Überblick über die ver­schiede­nen Möglichkeiten:

  • Ver­schlüs­selung: Sales­force for Out­look ver­wen­det die Ver­schlüs­selung für alle Datenüber­tra­gun­gen zwis­chen Sales­force und Out­look. Dies bedeutet, dass alle Dat­en, die zwis­chen den bei­den Anwen­dun­gen über­tra­gen wer­den, ver­schlüs­selt und somit vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
  • Benutzerdefinierte Ein­stel­lun­gen: Benutzer kön­nen benutzerdefinierte Ein­stel­lun­gen für Sales­force for Out­look kon­fig­uri­eren, um sicherzustellen, dass die Inte­gra­tion an ihre indi­vidu­ellen Sicher­heit­san­forderun­gen angepasst ist. Dies umfasst die Möglichkeit, die Syn­chro­ni­sa­tion von bes­timmten Dat­en zu deak­tivieren oder den Zugriff auf bes­timmte Funk­tio­nen einzuschränken.
  • Zugriff­skon­trolle: Sales­force for Out­look bietet eine umfassende Zugriff­skon­trolle, die sich­er­stellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dat­en zugreifen kön­nen. Admin­is­tra­toren kön­nen die Zugriff­s­rechte für jede Benutzer­rolle indi­vidu­ell kon­fig­uri­eren, um sicherzustellen, dass nur die richti­gen Per­so­n­en auf die Dat­en zugreifen können.
  • Überwachung: Sales­force for Out­look bietet eine umfassende Überwachungs­funk­tion, mit der Admin­is­tra­toren die Aktiv­itäten der Benutzer überwachen und verdächtige Aktiv­itäten erken­nen kön­nen. Diese Überwachungs­funk­tio­nen ermöglichen es den Admin­is­tra­toren, schnell auf Bedro­hun­gen zu reagieren und die Sicher­heit der Dat­en zu gewährlisten.
  • Zwei-Fak­tor-Authen­tifizierung: Sales­force for Out­look bietet auch eine Zwei-Fak­tor-Authen­tifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dat­en zugreifen kön­nen. Dies bedeutet, dass Benutzer neben ihrem Pass­wort auch eine zusät­zliche Authen­tifizierungsmeth­ode wie eine SMS oder eine App-Authen­tifizierung ver­wen­den müssen, um auf ihre Sales­force-Dat­en zugreifen zu können.

Zusam­men­fassend lässt sich sagen, dass Sales­force for Out­look sehr sich­er ist und mehrere Sicher­heits­funk­tio­nen bietet, um die Dat­en der Benutzer zu schützen. Anwen­der kön­nen benutzerdefinierte Ein­stel­lun­gen kon­fig­uri­eren, um sicherzustellen, dass die Inte­gra­tion an ihre indi­vidu­ellen Sicher­heit­san­forderun­gen angepasst ist, während Admin­is­tra­toren die Überwachungs­funk­tio­nen nutzen kön­nen, um verdächtige Aktiv­itäten zu erken­nen und schnell auf Bedro­hun­gen zu reagieren.

Warum wird Salesforce for Outlook eingestellt?

Leser soll­ten sich in Anbe­tra­cht dieser Vorteile nun jedoch nicht zu früh freuen. Sales­force plant näm­lich bere­its seit län­gerem, die Out­look-Inte­gra­tion einzustellen. Der Grund: das Pro­gramm ist mit­tler­weile veraltet.

Der ursprüngliche Zweck von Sales­force for Out­look war es, die Sales­force-Plat­tform mit dem Mail-Ser­vice von Microsoft zu verbinden. Mit dem Release der Ver­sion IE11 von Out­look, welch­es mith­il­fe von APEX-Aufrufen kom­mu­niziert, war Sales­force for Out­look auf die Unter­stützung durch Light­ning Expe­ri­ence angewiesen. Dies war jedoch eigentlich nur als vorüberge­hende Lösung gedacht. 

Heute allerd­ings sind bere­its die meis­ten Sales­force-Kun­den zu Light­ning Expe­ri­ence gewech­selt; außer­dem arbeit­et Sales­force schon ver­mehrt am Aus­bau von Microsoft-Inte­gra­tio­nen. Sales­force for Out­look wird dadurch let­z­tendlich über­flüs­sig, und Sales­force hat sich aus diesem Grund dazu entsch­ieden, das Pro­dukt einzustellen.

Die voll­ständi­ge Ein­stel­lung wurde laut Sales­force jedoch auf Juni 2024 ver­schoben. Nutzer haben somit noch eine Weile Zeit, bis Sales­force for Out­look endgültig nicht mehr unter­stützt wird.

Funktionen auf einen Blick

  • Verknüpfen von Daten­sätzen in Sales­force und Outlook
  • Anle­gen und Bear­beit­en von Sales­force-Daten­sätzen aus Out­look – unter­stützte Objek­te: Kon­takt, Lead, Account, Oppor­tu­ni­ty, Case, Task, Event und sämtliche Cus­tom Objects
  • Automa­tis­ches Match­ing einge­hen­der E‑Mails mit Salesforce-Kontakten
  • Bear­beitung von Sales­force Tasks in Outlook
  • Anzeige von Sales­force Events im Outlook-Kalender
  • Nutzung von Sales­force E‑Mail Tem­plates in Outlook

Fazit

Sales­force for Out­look ist eine leis­tungsstarke Inte­gra­tion, die es Benutzern ermöglicht, ihre E‑Mails, Kalen­der und Auf­gaben direkt in Sales­force zu ver­fol­gen und zu syn­chro­nisieren. Mit Sales­force for Out­look kön­nen Benutzer effizien­ter arbeit­en, die Daten­qual­ität verbessern, die Zusam­me­nar­beit verbessern, Zeit sparen und bessere Kun­den­beziehun­gen auf­bauen. Die Imple­men­tierung von Sales­force for Out­look ist ein­fach und unkom­pliziert und erfordert nur wenige Schritte. Wenn Sie Sales­force und Out­look ver­wen­den, soll­ten Sie unbe­d­ingt Sales­force for Out­look aus­pro­bieren, um die Vorteile der Inte­gra­tion zu nutzen.

Hier kön­nen Sie noch mehr über Sales­force for Out­look herausfinden:

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.outlookcrm_sfo_about.htm&type=5

fazit
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