Salesforce Berichte und Dashboards 

Mit Salesforce Berichte und Dashboards erstellen

Salesforce Berichte und Dashboards

Sales­force Berichte und Dash­boards sind die ana­lytis­che Seite des CRM und wer­den ver­wen­det, um Geschäft­san­forderun­gen in visuelle Darstel­lun­gen umzuwan­deln. Mit Sales­force kön­nen Unternehmen nicht nur eine Vielzahl von Dat­en sam­meln, son­dern Dat­en kön­nen auch ziel­gerichtet aus­gew­ertet wer­den. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit bessere Entschei­dun­gen zu tre­f­fen und vor allem langfristig erfol­gre­ich zu sein.

Was Berichte sind und was Dash­boards kön­nen, lesen Sie hier:

autor alexandra tovote Autor: Clau­dia Patri­cia Krieger, Online Mar­ket­ing Veröf­fentlichung: Aug 2021 Lesedauer: 3 Minuten 
Teilen Sie diesen Beitrag:
Share on facebook
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Beitrag herunterladen:

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist eine Auflis­tung von Daten­sätzen, die sich auf zuvor fest­gelegte Kri­te­rien beziehen. Berichte wer­den inner­halb von Sales­force in Form von Zeilen oder in Spal­ten angezeigt. Zudem kön­nen Berichte gefiltert und grup­piert wer­den, als auch in grafis­chen Dia­gram­men dargestellt wer­den. Gespe­ichert wer­den Berichte in Ord­nern, die entwed­er öffentlich angezeigt wer­den oder aus­ge­blendet sowie freigegeben wer­den kön­nen. Die Optio­nen Schreib­schutz oder Lese-/Schreibzu­griff kön­nen eben­falls fest­gelegt wer­den. Anhand von Rollen, Berech­ti­gun­gen oder Lizen­zen sowie öffentlichen Grup­pen kön­nen Unternehmen fes­tle­gen, wer auf den Inhalt des Ord­ners zugreifen darf. Daher kön­nen Ord­ner für alle als ver­füg­bar gel­ten oder nur für den Inhab­er zur Sich­tung vorhan­den sein. Im let­zteren Falle wurde der Ord­ner als pri­vat deklar­i­ert. Im Geschäfts­be­trieb kom­men meist viele Fra­gen auf. Sales­force-Dat­en kön­nen hier­bei die Antworten liefern. Wenn Mitar­beit­er gebeten wer­den, einen Bericht zu erstellen, wird die Anforderung meist in Form ein­er Frage for­muliert, die sich beispiel­sweise auf die Zufrieden­heit der Kun­den beziehen kann. Daher emp­fiehlt es sich vor der eigentlichen Bericht­ser­stel­lung, zunächst Fol­ge­fra­gen zu stellen, dann Anforderun­gen zu for­mulieren, die dann bes­timmten Bericht­skri­te­rien zuge­ord­net wer­den kön­nen. Im Abschnitt wie erstellen Unternehmen Dash­boards und Berichte wird dieses Vorge­hen genauer beleuchtet.

Wie können Unternehmen Berichte visualisieren?

Nach­dem ein Unternehmen einen Bericht erstellt hat, kann dieser in Form ein­er Grafik auf­bere­it­et wer­den. Diese Grafiken nen­nen sich Report Charts. Diese lassen sich inner­halb des Page Lay­outs z. B. in Accounts anzeigen.  Fol­gende Vari­anten kön­nen ver­wen­det werden:

  • Balk­endi­a­gramm
  • Lin­ien­di­a­gramm
  • Tor­tendi­a­gramm
  • Trich­ter­dia­gramm
  • Streudi­a­gramm

Was ist ein Dashboard?

Ein Dash­board gibt Auskun­ft über Kenn­zahlen und Trends in Bezug auf die Daten­sätze eines Unternehmens. Dabei besitzt jede Dash­board-Kom­po­nente einen zugrunde liegen­den Bericht, was auf eine 1:1 Beziehung schließen lässt. Densel­ben Bericht kön­nen Unternehmen aber auch in mehreren Dash­board-Kom­po­nen­ten eines Dash­boards ver­wen­den. Dabei kön­nen Unternehmen Balken- als auch Kreis­di­a­gramme nutzen. Auf diese Weise kön­nen mehrere Kom­po­nen­ten des Dash­boards auf einem Dash­board-Seit­en­lay­out visu­al­isiert wer­den. Hier­bei entste­ht nicht nur eine Ansicht mit aus­drucksstarkem Charak­ter, son­dern mehrere Berichte eines gemein­samen The­mas kön­nen auf ein­er Ansicht visuell kom­biniert dargestellt werden.

Berichte wer­den genau wie Dash­boards in Ord­nern gespe­ichert, über die fest­gelegt wird, welche User über einen Zugriff ver­fü­gen. Besitzt ein User Zugriff auf einen Ord­ner, kön­nen die Dash­boards angezeigt wer­den. Hier­bei ist aber nicht nur der Zugriff auf den Ord­ner notwendig, son­dern auch der Zugriff auf die jew­eili­gen Berichte, um die Dash­board-Kom­po­nen­ten anzeigen zu kön­nen. User kön­nen daher dem Chat­ter fol­gen, um sich über die jew­eili­gen Aktu­al­isierun­gen zum Dash­board in ihrem Feed zu informieren. Jedes Dash­board besitzt zudem einen aktuellen Benutzer, dessen Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen fes­tle­gen, welche Dat­en in einem Dash­board angezeigt wer­den. Ist der aktuelle Benutzer ein spezieller Benutzer, hän­gen die angezeigten Dat­en von den Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen dieses Benutzers ab. Per­sön­liche Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen ander­er User sind daher irrel­e­vant. Dieses Kri­teri­um sollte vor allem bei der Auswahl eines aktuellen Users Berück­sich­ti­gung find­en, damit nicht zu viele Bere­iche sicht­bar sind. Beispiel­sweise soll­ten Unternehmen den Ver­trieb­sleit­er als aktuellen Benutzer für eine Besten­liste seines Teams fes­tle­gen. Dies ermöglicht die Ein­sicht für Mit­glieder des Teams, jedoch nicht für andere Teams. Dage­gen gilt bei dynamis­chen Dash­boards der angemeldete User als aktueller Benutzer. Demzu­folge sieht jed­er User das Dash­board entsprechend sein­er Zugriff­sebene. Ist die Zugriffs­beschränkung beson­ders rel­e­vant für ein Unternehmen, soll­ten dynamis­che Dash­boards ver­wen­det werden.

Was ist ein Berichtstyp?

Ein Bericht­styp ist eine Art Vor­lage, die vor allem die Erstel­lung von Bericht­en erle­ichtert. Felder und Daten­sätze, die bei der Bericht­ser­stel­lung zur Ver­fü­gung gestellt wer­den, wer­den vom Bericht­styp fest­gelegt. Bei der Fes­tle­gung wird auf die Beziehung zwis­chen einem primären Objekt und seinem ver­wan­den Objek­ten eingegangen.

Beispiel:

Bericht­styp:

“Kon­tak­te und Accounts”

  • “Kon­tak­te” primäres Objekt
  • “Accounts” ver­wandte Objekt

Daher wer­den nur Berichte angezeigt, die den Kri­te­rien eines fest­gelegten Bericht­styps entsprechen. Sales­force liefert einige vordefinierte Berichte. Eventuell müssen Unternehmen aber benutzerdefinierte Bericht­stypen erstellen.

Beispiel:

Ein Admin­is­tra­tor kann einen Bericht­styp erstellen. In diesem wer­den nur Stel­len­be­wer­bun­gen mit dazuge­hörigem Lebenslauf angezeigt. Daher wer­den Bewer­bun­gen ohne Lebenslauf in Bericht­en dieses Typs nicht gezeigt. Ein Admin­is­tra­tor kann darüber hin­aus Daten­sätze anzeigen, die möglicher­weise dazuge­hörige Daten­sätze aufweisen. Das sind beispiel­sweise Bewer­bun­gen mit oder ohne Lebenslauf. In diesem Fall sind in diesem Bericht­styp alle Bewer­bun­gen unab­hängig davon ver­füg­bar, ob diese einen Lebenslauf aufweisen oder nicht. Des Weit­eren kann ein Admin­is­tra­tor Felder aus einem ver­wandten Objekt hinzufü­gen. Der Admin­is­tra­tor richtet dafür eine Nach­schlage­beziehung zu diesem Objekt ein. Auf diese Weise wer­den noch mehr Berichter­stel­lungsmöglichkeit­en geboten.

Grund­sät­zlich unter­schei­det Sales­force zwei Berichtstypen:

Stan­dard Report Types

Dieser Bericht­styp ist in jed­er Sales­force-Organ­i­sa­tion vorhan­den. Dieser Typ eignet sich zur Auswer­tung von Standardobjekten.

Cus­tom Report Types

Dieser Typ wird ver­wen­det, um Berichte für Cus­tom Objects zu erstellen und Dat­en zu erheben, die nicht vom Stan­dard Report erfasst wur­den. Ein Haup­to­b­jekt wird hier­bei in Beziehung zu zuge­höri­gen Objek­ten geset­zt. Darüber hin­aus beste­ht die Möglichkeit auszuwählen, welche Felder im Bericht erscheinen sollen.

Wie erstellen Unternehmen Dashboards und Berichte?

Berichte und Dash­boards erle­ichtern den Unternehmen­sall­t­ag unge­mein. Sie zählen zu den Stan­dard-Funk­tion­al­itäten von Sales­force, die Unternehmen einen enor­men Mehrw­ert liefern kön­nen, wenn diese richtig genutzt wer­den. Vor allem geben Berichte und Dash­boards aber einen Überblick über jegliche Infor­ma­tio­nen, die inner­halb von Sales­force gespe­ichert werden.

Die Fragestel­lung

Sales­force kann Unternehmen fast alle Antworten geben, wirk­lich rel­e­vant ist die richtige Frage und vor allem damit ein­herge­hend die For­mulierung der Frage. Daher sollte diese so for­muliert wer­den, dass ein Bericht oder ein Dash­board diese auch beant­worten kann. Da jedes Dash­board einen Bericht benötigt, begin­nt man zunächst mit der Erstel­lung eines Berichts.

Kommt das Qual­itäts­man­age­ment eines Unternehmens auf die Mitar­beit­er zu und stellt fol­gende Frage: Welche der Pro­duk­te weisen die meis­ten Fehler auf? Gilt es jet­zt eine Antwort auf diese Frage zu find­en. Dafür müssen die Kun­den­vorgänge für Pro­duk­trekla­ma­tio­nen in Sales­force betra­chtet wer­den und nach Pro­duk­ten aufgeschlüs­selt wer­den. Danach ist es ele­men­tar, sich Fol­ge­fra­gen zu stellen, die aus dieser The­matik entste­hen kön­nen und diese gegeben­falls miteinzubeziehen. Außer­dem ist es inter­es­sant zu wis­sen, welche Fehler pro Pro­dukt am häu­fig­sten auftreten, damit diese zukün­ftig zuvor behoben wer­den kön­nen. Eine Fol­ge­frage kön­nte also laut­en: Welche Fehler weisen die Pro­duk­te spez­i­fisch auf? Nun hat der Bericht Fra­gen, die es zu beant­worten gilt. Im zweit­en Schritt müssen die Anforderun­gen in Kri­te­rien über­tra­gen werden.

Anforderun­gen in Kri­te­rien übertragen 

Zunächst wer­den die Anforderun­gen definiert. In diesem Beispiel möchte man wis­sen welche Pro­duk­te am häu­fig­sten reklamiert wur­den und welche von diesen fehler­haft sind. 

Kri­te­rien für den Bericht sind somit Kun­den­vorgänge, die den Daten­satz­typ Pro­duk­trekla­ma­tio­nen haben. Inner­halb dieser Vorgänge wer­den die reklamierten Pro­duk­te und deren Fehler betra­chtet. Oft­mals ist die Charge des Pro­duk­tes eben­falls wichtig. Nun begin­nt man mit der Erstel­lung des Berichts.

Bericht­ser­stel­lung

Der Bericht wird nun über das Reports-Tab und den Neu-But­ton erstellt. Zunächst wird der Bericht­styp aus­gewählt. Grund­lage des Berichts wird das Objekt Kun­den­vorgänge (Cas­es) in Bezug zu dem benutzerdefinierten Objekt Kun­den­vor­gang­spro­dukt (Case Prod­ucts) sein. Im näch­sten Schritt kann der Bericht benan­nt wer­den und es kann aus­gewählt wer­den welche Felder angezeigt wer­den sollen. Eine Grup­pierung nach Pro­duk­ten gibt hier­bei eine bessere Über­sicht. Anschließend kann der favorisierte Fil­ter geset­zt wer­den, der alle Kun­den­vorgänge des Daten­satz­typs Rekla­ma­tion bei Pro­duk­ten anzeigt. Bei jedem Pro­dukt wer­den jet­zt Infor­ma­tio­nen zu Charge, dem Fehler sowie der passenden Kun­den­vor­gangsnum­mer angezeigt. Der Bericht zeigt nun das bei Pro­dukt 1 die meis­ten Fehler angezeigt wer­den. Frage 1 wurde somit beant­wortet. Inner­halb von drei aufeinan­der fol­gen­den Char­gen tritt häu­fig der­selbe Fehler XY auf. Dies liefert nun eine Antwort auf die zweite Frage. Der Bericht kann nun gespe­ichert werden.

Jet­zt stellt sich die Frage in welchem Ord­ner dieser gespe­ichert wer­den soll, um die Zugriff­s­rechte einzu­gren­zen. Fällt die Wahl auf einen pri­vat­en Ord­ner, kann nur der Ersteller dieses Reports auf den Ord­ner zugreifen. Es kann aber auch ein Ord­ner für das Qual­itäts­man­age­ment erstellt wer­den, sodass diese auf den Ord­ner Zugriff haben. Der Bericht kann aber auch öffentlich abgelegt wer­den, sodass alle Mitar­beit­er Zugang bekom­men. Dann ist es an der Zeit den Bericht mit einem Dia­gramm zu versehen.

Dia­gramm hinzufügen

Das Dia­gramm kann direkt mit dem Dia­gramm-hinzufü­gen-But­ton aus dem Bericht her­aus erstellt wer­den. Bei diesem Vor­gang öffnet sich ein Dia­gramm, welch­es sich leicht über das Ein­stel­lungs-Menü indi­vid­u­al­isieren lässt. Nun kann das Dia­gramm gespe­ichert wer­den. Im näch­sten Schritt wird der Bericht einem Dash­board zugewiesen.

Dash­board erstellen

Dazu wird das Dash­boards-Tab geöffnet und auf Neues Dash­board gek­lickt. Jet­zt kann das Dash­board benan­nt wer­den und es kann ein Ord­ner hinzuge­fügt wer­den, auf den beispiel­sweise das Qual­itäts­man­age­ment Zugriff hat. Mit dem hinzufü­gen-But­ton kann ein Bericht aus­gewählt wer­den, der in das Dash­board mite­in­fließen soll. Dort kön­nen auch Ein­stel­lun­gen in Bezug auf die Visu­al­isierung vorgenom­men wer­den. Im Anschluss kann gespe­ichert wer­den. Das Dash­board hat nun seine erste Kom­po­nente zugeteilt bekom­men. Über den Bear­beit­en-Modus kön­nen nun mehrere Kom­po­nen­ten hinzuge­fügt wer­den, anders ange­fordert oder for­matiert wer­den. Des Weit­eren kön­nen Farb­de­signs und Anzeigevari­anten aus­gewählt wer­den. Auch sollte definiert wer­den aus welch­er Sicht das Dash­board gener­iert wer­den soll. Hier­bei gibt es die Unter­schei­dung zwis­chen der Sicht des jew­eili­gen Benutzers, des Erstellers oder ander­er Per­so­n­en. Je nach Berech­ti­gun­gen kön­nen die angezeigten Daten­sätze bee­in­flusst wer­den. Benutzer kön­nen auch direkt über das Dash­board auf den zuge­höri­gen Bericht springen.

Dash­board zur Seite hinzufügen

Um alle wichti­gen Infor­ma­tio­nen immer im Blick zu haben, kann das erstellte Dash­board direkt auf der Start­seite ver­ankert wer­den. Unter gewis­sen Voraus­set­zun­gen ist dieser Vor­gang möglich:

  1. Nur Admin­is­tra­toren kön­nen Start­seit­en erstellen und bear­beit­en und Dash­boards hinzufügen
  2. Sales­force Light­ning Expe­ri­ence muss vorhan­den sein
  3. Start­seit­en kön­nen nicht auf Userebene angepasst wer­den, son­dern nur auf Profilebene

Der Admin muss also im Set­up den Light­ning Anwen­dungs­gen­er­a­tor öff­nen. Dort eine benutzerdefinierte Start­seite mit dem gewün­scht­en Dash­board erstellen und den Ersteller des Dash­boards einem Pro­fil zuweisen.

Fazit

Die bei­den Tools Berichte und Dash­boards geben Usern die Möglichkeit einen Überblick über das eigene Unternehmen zu erhal­ten. Beson­ders ele­men­tar ist bei der Ver­wen­dung von Bericht­en die richtige Fragestel­lung, die es anhand von Bericht­en und Dash­boards zu beant­worten gilt. Die bei­den Tools erle­ichtern daher nicht nur den All­t­ag eines Unternehmens, son­dern gener­ieren auch einen enor­men Mehrwert.

Fazit

Kontakt

Sie möchten mehr über Salesforce Berichte und Dashboards erfahren? 

Nehmen Sie mit uns Kon­takt auf:

Wie können wir Sie unterstützen?

Ich ste­he Ihnen jed­erzeit als Ansprech­part­ner zur Verfügung.

Bernd Bittner - Sales Director Salesforce CRM Services - comselect

Bernd Bit­tner, Sales Direc­tor CRM Ser­vices
Tele­fon: 0621 / 76133 500
Email: info@comselect.de

Y

Y

Z

Z

CRM Pioneer - 20 Jahre comselect

Als zertifizierter Salesforce Partner in Deutschland verfolgen wir ein Ziel: Sie erfolgreicher zu machen!

Wissen

CRM Einführung richtig angehen - Scheitern vermeiden. Erfahren Sie alles rund um CRM und Salesforce in unseren Wissensbeiträgen.

Im Fokus

  • Blog
  • Artikel
  • Whitepaper
  • Mediathek

Wissenswertes

Ihr Erfolg ist unser Branchen Know-How

Wir kennen und verstehen Geschäftsprozesse. Von der Neukundengewinnung bis zur effektiven Vertriebssteuerung. Aus der Erfahrung von über 1000 CRM Projekten haben wir Branchen-Templates erstellt, welche Ihnen erlauben innerhalb weniger Tage mit ausgewählten Prozessen „live“ zu gehen.

Herstellende Industrie

Bau- & Zulieferindustrie

  • Baucore Cloud

Stadtwerke & Energieversorger

  • Energy & Utility Cloud

Salesforce Multi-Cloud Expertise seit 2002

Salesforce ist eine CRM-Lösung für das Management von Kundenbeziehungen. Alle Abteilungen, einschließlich Marketing, Vertrieb, Kundenservice sowie Online- und stationärer Handel arbeiten auf einer gemeinsamen CRM-Plattform. So haben alle dieselbe Sicht auf ihre Kunden und können für das perfekte Kundenerlebnis sorgen.

CRM für den Service

Sie wollen die Lösungen live sehen? Nutzen Sie unser kostensfreies Beratungsangebot.

CRM für das Marketing

Lösungen für Ihre Daten

Daten- / Datensicherheit

 
3rd Party Apps
  • Conga
  • Tourenplaner
  • Docusign

Salesforce CRM Beratungs seit 2002

Über 400 mittelständische Unternehmen vertrauen unserem Know-how und den Salesforce Clouds.

Salesforce Service & Support

Diese Website benutzt Cookies, welche für die Funktion und Darstellung notwendig sind. Wenn Sie diese Website weiter nutzten, gehen wir von Ihrem Einverständnis aus.