Salesforce Berichte und Dashboards 

Mit Salesforce Berichte und Dashboards erstellen

Salesforce Berichte und Dashboards

Sales­force Berichte und Dash­boards sind die ana­lytis­che Seite des CRM und wer­den ver­wen­det, um Geschäft­san­forderun­gen in visuelle Darstel­lun­gen umzuwan­deln. Mit Sales­force kön­nen Unternehmen nicht nur eine Vielzahl von Dat­en sam­meln, son­dern Dat­en kön­nen auch ziel­gerichtet aus­gew­ertet wer­den. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit bessere Entschei­dun­gen zu tre­f­fen und vor allem langfristig erfol­gre­ich zu sein.

Was Berichte sind und was Dash­boards kön­nen, lesen Sie hier:

autor alexandra tovote Autor: Clau­dia Patri­cia Krieger, Online Mar­ket­ing Veröf­fentlichung: Aug 2021 Lesedauer: 3 Minuten 
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Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist eine Auflis­tung von Daten­sätzen, die sich auf zuvor fest­gelegte Kri­te­rien beziehen. Berichte wer­den inner­halb von Sales­force in Form von Zeilen oder in Spal­ten angezeigt. Zudem kön­nen Berichte gefiltert und grup­piert wer­den, als auch in grafis­chen Dia­gram­men dargestellt wer­den. Gespe­ichert wer­den Berichte in Ord­nern, die entwed­er öffentlich angezeigt wer­den oder aus­ge­blendet sowie freigegeben wer­den kön­nen. Die Optio­nen Schreib­schutz oder Lese-/Schreibzu­griff kön­nen eben­falls fest­gelegt wer­den. Anhand von Rollen, Berech­ti­gun­gen oder Lizen­zen sowie öffentlichen Grup­pen kön­nen Unternehmen fes­tle­gen, wer auf den Inhalt des Ord­ners zugreifen darf. Daher kön­nen Ord­ner für alle als ver­füg­bar gel­ten oder nur für den Inhab­er zur Sich­tung vorhan­den sein. Im let­zteren Falle wurde der Ord­ner als pri­vat deklar­i­ert. Im Geschäfts­be­trieb kom­men meist viele Fra­gen auf. Sales­force-Dat­en kön­nen hier­bei die Antworten liefern. Wenn Mitar­beit­er gebeten wer­den, einen Bericht zu erstellen, wird die Anforderung meist in Form ein­er Frage for­muliert, die sich beispiel­sweise auf die Zufrieden­heit der Kun­den beziehen kann. Daher emp­fiehlt es sich vor der eigentlichen Bericht­ser­stel­lung, zunächst Fol­ge­fra­gen zu stellen, dann Anforderun­gen zu for­mulieren, die dann bes­timmten Bericht­skri­te­rien zuge­ord­net wer­den kön­nen. Im Abschnitt wie erstellen Unternehmen Dash­boards und Berichte wird dieses Vorge­hen genauer beleuchtet.

Wie können Unternehmen Berichte visualisieren?

Nach­dem ein Unternehmen einen Bericht erstellt hat, kann dieser in Form ein­er Grafik auf­bere­it­et wer­den. Diese Grafiken nen­nen sich Report Charts. Diese lassen sich inner­halb des Page Lay­outs z. B. in Accounts anzeigen.  Fol­gende Vari­anten kön­nen ver­wen­det werden:

  • Balk­endi­a­gramm
  • Lin­ien­di­a­gramm
  • Tor­tendi­a­gramm
  • Trich­ter­dia­gramm
  • Streudi­a­gramm

Was ist ein Dashboard?

Ein Dash­board gibt Auskun­ft über Kenn­zahlen und Trends in Bezug auf die Daten­sätze eines Unternehmens. Dabei besitzt jede Dash­board-Kom­po­nente einen zugrunde liegen­den Bericht, was auf eine 1:1 Beziehung schließen lässt. Densel­ben Bericht kön­nen Unternehmen aber auch in mehreren Dash­board-Kom­po­nen­ten eines Dash­boards ver­wen­den. Dabei kön­nen Unternehmen Balken- als auch Kreis­di­a­gramme nutzen. Auf diese Weise kön­nen mehrere Kom­po­nen­ten des Dash­boards auf einem Dash­board-Seit­en­lay­out visu­al­isiert wer­den. Hier­bei entste­ht nicht nur eine Ansicht mit aus­drucksstarkem Charak­ter, son­dern mehrere Berichte eines gemein­samen The­mas kön­nen auf ein­er Ansicht visuell kom­biniert dargestellt werden.

Berichte wer­den genau wie Dash­boards in Ord­nern gespe­ichert, über die fest­gelegt wird, welche User über einen Zugriff ver­fü­gen. Besitzt ein User Zugriff auf einen Ord­ner, kön­nen die Dash­boards angezeigt wer­den. Hier­bei ist aber nicht nur der Zugriff auf den Ord­ner notwendig, son­dern auch der Zugriff auf die jew­eili­gen Berichte, um die Dash­board-Kom­po­nen­ten anzeigen zu kön­nen. User kön­nen daher dem Chat­ter fol­gen, um sich über die jew­eili­gen Aktu­al­isierun­gen zum Dash­board in ihrem Feed zu informieren. Jedes Dash­board besitzt zudem einen aktuellen Benutzer, dessen Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen fes­tle­gen, welche Dat­en in einem Dash­board angezeigt wer­den. Ist der aktuelle Benutzer ein spezieller Benutzer, hän­gen die angezeigten Dat­en von den Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen dieses Benutzers ab. Per­sön­liche Sicher­heit­se­in­stel­lun­gen ander­er User sind daher irrel­e­vant. Dieses Kri­teri­um sollte vor allem bei der Auswahl eines aktuellen Users Berück­sich­ti­gung find­en, damit nicht zu viele Bere­iche sicht­bar sind. Beispiel­sweise soll­ten Unternehmen den Ver­trieb­sleit­er als aktuellen Benutzer für eine Besten­liste seines Teams fes­tle­gen. Dies ermöglicht die Ein­sicht für Mit­glieder des Teams, jedoch nicht für andere Teams. Dage­gen gilt bei dynamis­chen Dash­boards der angemeldete User als aktueller Benutzer. Demzu­folge sieht jed­er User das Dash­board entsprechend sein­er Zugriff­sebene. Ist die Zugriffs­beschränkung beson­ders rel­e­vant für ein Unternehmen, soll­ten dynamis­che Dash­boards ver­wen­det werden.

Was ist ein Berichtstyp?

Ein Bericht­styp ist eine Art Vor­lage, die vor allem die Erstel­lung von Bericht­en erle­ichtert. Felder und Daten­sätze, die bei der Bericht­ser­stel­lung zur Ver­fü­gung gestellt wer­den, wer­den vom Bericht­styp fest­gelegt. Bei der Fes­tle­gung wird auf die Beziehung zwis­chen einem primären Objekt und seinem ver­wan­den Objek­ten eingegangen.

Beispiel:

Bericht­styp:

“Kon­tak­te und Accounts”

  • “Kon­tak­te” primäres Objekt
  • “Accounts” ver­wandte Objekt

Daher wer­den nur Berichte angezeigt, die den Kri­te­rien eines fest­gelegten Bericht­styps entsprechen. Sales­force liefert einige vordefinierte Berichte. Eventuell müssen Unternehmen aber benutzerdefinierte Bericht­stypen erstellen.

Beispiel:

Ein Admin­is­tra­tor kann einen Bericht­styp erstellen. In diesem wer­den nur Stel­len­be­wer­bun­gen mit dazuge­hörigem Lebenslauf angezeigt. Daher wer­den Bewer­bun­gen ohne Lebenslauf in Bericht­en dieses Typs nicht gezeigt. Ein Admin­is­tra­tor kann darüber hin­aus Daten­sätze anzeigen, die möglicher­weise dazuge­hörige Daten­sätze aufweisen. Das sind beispiel­sweise Bewer­bun­gen mit oder ohne Lebenslauf. In diesem Fall sind in diesem Bericht­styp alle Bewer­bun­gen unab­hängig davon ver­füg­bar, ob diese einen Lebenslauf aufweisen oder nicht. Des Weit­eren kann ein Admin­is­tra­tor Felder aus einem ver­wandten Objekt hinzufü­gen. Der Admin­is­tra­tor richtet dafür eine Nach­schlage­beziehung zu diesem Objekt ein. Auf diese Weise wer­den noch mehr Berichter­stel­lungsmöglichkeit­en geboten.

Grund­sät­zlich unter­schei­det Sales­force zwei Berichtstypen:

Stan­dard Report Types

Dieser Bericht­styp ist in jed­er Sales­force-Organ­i­sa­tion vorhan­den. Dieser Typ eignet sich zur Auswer­tung von Standardobjekten.

Cus­tom Report Types

Dieser Typ wird ver­wen­det, um Berichte für Cus­tom Objects zu erstellen und Dat­en zu erheben, die nicht vom Stan­dard Report erfasst wur­den. Ein Haup­to­b­jekt wird hier­bei in Beziehung zu zuge­höri­gen Objek­ten geset­zt. Darüber hin­aus beste­ht die Möglichkeit auszuwählen, welche Felder im Bericht erscheinen sollen.

Wie erstellen Unternehmen Dashboards und Berichte?

Berichte und Dash­boards erle­ichtern den Unternehmen­sall­t­ag unge­mein. Sie zählen zu den Stan­dard-Funk­tion­al­itäten von Sales­force, die Unternehmen einen enor­men Mehrw­ert liefern kön­nen, wenn diese richtig genutzt wer­den. Vor allem geben Berichte und Dash­boards aber einen Überblick über jegliche Infor­ma­tio­nen, die inner­halb von Sales­force gespe­ichert werden.

Die Fragestel­lung

Sales­force kann Unternehmen fast alle Antworten geben, wirk­lich rel­e­vant ist die richtige Frage und vor allem damit ein­herge­hend die For­mulierung der Frage. Daher sollte diese so for­muliert wer­den, dass ein Bericht oder ein Dash­board diese auch beant­worten kann. Da jedes Dash­board einen Bericht benötigt, begin­nt man zunächst mit der Erstel­lung eines Berichts.

Kommt das Qual­itäts­man­age­ment eines Unternehmens auf die Mitar­beit­er zu und stellt fol­gende Frage: Welche der Pro­duk­te weisen die meis­ten Fehler auf? Gilt es jet­zt eine Antwort auf diese Frage zu find­en. Dafür müssen die Kun­den­vorgänge für Pro­duk­trekla­ma­tio­nen in Sales­force betra­chtet wer­den und nach Pro­duk­ten aufgeschlüs­selt wer­den. Danach ist es ele­men­tar, sich Fol­ge­fra­gen zu stellen, die aus dieser The­matik entste­hen kön­nen und diese gegeben­falls miteinzubeziehen. Außer­dem ist es inter­es­sant zu wis­sen, welche Fehler pro Pro­dukt am häu­fig­sten auftreten, damit diese zukün­ftig zuvor behoben wer­den kön­nen. Eine Fol­ge­frage kön­nte also laut­en: Welche Fehler weisen die Pro­duk­te spez­i­fisch auf? Nun hat der Bericht Fra­gen, die es zu beant­worten gilt. Im zweit­en Schritt müssen die Anforderun­gen in Kri­te­rien über­tra­gen werden.

Anforderun­gen in Kri­te­rien übertragen 

Zunächst wer­den die Anforderun­gen definiert. In diesem Beispiel möchte man wis­sen welche Pro­duk­te am häu­fig­sten reklamiert wur­den und welche von diesen fehler­haft sind. 

Kri­te­rien für den Bericht sind somit Kun­den­vorgänge, die den Daten­satz­typ Pro­duk­trekla­ma­tio­nen haben. Inner­halb dieser Vorgänge wer­den die reklamierten Pro­duk­te und deren Fehler betra­chtet. Oft­mals ist die Charge des Pro­duk­tes eben­falls wichtig. Nun begin­nt man mit der Erstel­lung des Berichts.

Bericht­ser­stel­lung

Der Bericht wird nun über das Reports-Tab und den Neu-But­ton erstellt. Zunächst wird der Bericht­styp aus­gewählt. Grund­lage des Berichts wird das Objekt Kun­den­vorgänge (Cas­es) in Bezug zu dem benutzerdefinierten Objekt Kun­den­vor­gang­spro­dukt (Case Prod­ucts) sein. Im näch­sten Schritt kann der Bericht benan­nt wer­den und es kann aus­gewählt wer­den welche Felder angezeigt wer­den sollen. Eine Grup­pierung nach Pro­duk­ten gibt hier­bei eine bessere Über­sicht. Anschließend kann der favorisierte Fil­ter geset­zt wer­den, der alle Kun­den­vorgänge des Daten­satz­typs Rekla­ma­tion bei Pro­duk­ten anzeigt. Bei jedem Pro­dukt wer­den jet­zt Infor­ma­tio­nen zu Charge, dem Fehler sowie der passenden Kun­den­vor­gangsnum­mer angezeigt. Der Bericht zeigt nun das bei Pro­dukt 1 die meis­ten Fehler angezeigt wer­den. Frage 1 wurde somit beant­wortet. Inner­halb von drei aufeinan­der fol­gen­den Char­gen tritt häu­fig der­selbe Fehler XY auf. Dies liefert nun eine Antwort auf die zweite Frage. Der Bericht kann nun gespe­ichert werden.

Jet­zt stellt sich die Frage in welchem Ord­ner dieser gespe­ichert wer­den soll, um die Zugriff­s­rechte einzu­gren­zen. Fällt die Wahl auf einen pri­vat­en Ord­ner, kann nur der Ersteller dieses Reports auf den Ord­ner zugreifen. Es kann aber auch ein Ord­ner für das Qual­itäts­man­age­ment erstellt wer­den, sodass diese auf den Ord­ner Zugriff haben. Der Bericht kann aber auch öffentlich abgelegt wer­den, sodass alle Mitar­beit­er Zugang bekom­men. Dann ist es an der Zeit den Bericht mit einem Dia­gramm zu versehen.

Dia­gramm hinzufügen

Das Dia­gramm kann direkt mit dem Dia­gramm-hinzufü­gen-But­ton aus dem Bericht her­aus erstellt wer­den. Bei diesem Vor­gang öffnet sich ein Dia­gramm, welch­es sich leicht über das Ein­stel­lungs-Menü indi­vid­u­al­isieren lässt. Nun kann das Dia­gramm gespe­ichert wer­den. Im näch­sten Schritt wird der Bericht einem Dash­board zugewiesen.

Dash­board erstellen

Dazu wird das Dash­boards-Tab geöffnet und auf Neues Dash­board gek­lickt. Jet­zt kann das Dash­board benan­nt wer­den und es kann ein Ord­ner hinzuge­fügt wer­den, auf den beispiel­sweise das Qual­itäts­man­age­ment Zugriff hat. Mit dem hinzufü­gen-But­ton kann ein Bericht aus­gewählt wer­den, der in das Dash­board mite­in­fließen soll. Dort kön­nen auch Ein­stel­lun­gen in Bezug auf die Visu­al­isierung vorgenom­men wer­den. Im Anschluss kann gespe­ichert wer­den. Das Dash­board hat nun seine erste Kom­po­nente zugeteilt bekom­men. Über den Bear­beit­en-Modus kön­nen nun mehrere Kom­po­nen­ten hinzuge­fügt wer­den, anders ange­fordert oder for­matiert wer­den. Des Weit­eren kön­nen Farb­de­signs und Anzeigevari­anten aus­gewählt wer­den. Auch sollte definiert wer­den aus welch­er Sicht das Dash­board gener­iert wer­den soll. Hier­bei gibt es die Unter­schei­dung zwis­chen der Sicht des jew­eili­gen Benutzers, des Erstellers oder ander­er Per­so­n­en. Je nach Berech­ti­gun­gen kön­nen die angezeigten Daten­sätze bee­in­flusst wer­den. Benutzer kön­nen auch direkt über das Dash­board auf den zuge­höri­gen Bericht springen.

Dash­board zur Seite hinzufügen

Um alle wichti­gen Infor­ma­tio­nen immer im Blick zu haben, kann das erstellte Dash­board direkt auf der Start­seite ver­ankert wer­den. Unter gewis­sen Voraus­set­zun­gen ist dieser Vor­gang möglich:

  1. Nur Admin­is­tra­toren kön­nen Start­seit­en erstellen und bear­beit­en und Dash­boards hinzufügen
  2. Sales­force Light­ning Expe­ri­ence muss vorhan­den sein
  3. Start­seit­en kön­nen nicht auf Userebene angepasst wer­den, son­dern nur auf Profilebene

Der Admin muss also im Set­up den Light­ning Anwen­dungs­gen­er­a­tor öff­nen. Dort eine benutzerdefinierte Start­seite mit dem gewün­scht­en Dash­board erstellen und den Ersteller des Dash­boards einem Pro­fil zuweisen.

Fazit

Die bei­den Tools Berichte und Dash­boards geben Usern die Möglichkeit einen Überblick über das eigene Unternehmen zu erhal­ten. Beson­ders ele­men­tar ist bei der Ver­wen­dung von Bericht­en die richtige Fragestel­lung, die es anhand von Bericht­en und Dash­boards zu beant­worten gilt. Die bei­den Tools erle­ichtern daher nicht nur den All­t­ag eines Unternehmens, son­dern gener­ieren auch einen enor­men Mehrwert.

Fazit

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